マインバーと就業規則について

平成27年10月より、住民票をもつ国民の一人一人に、12桁のマイナンバーというものが簡易書留郵便で発送されます。

また、これは中長期の在留者や、特別永住者などといった外国人の人にも通知があります。

この通知は、基本的に住民票に登録されている住所にこれが記載された、通知カードを発送することにより行われます。

また、平成28年1月からは、写真入りの個人番号カードも入手可能となり、このカードについてはICチップが内蔵されているカードで、住民票がある市町村に郵送されるか、またはweb上で申請し、自分で取りに行くシステムとなっています。

なので、企業は従業員全員に対してマイナンバーの提供を求める必要があり、従業員は企業に対して自分のマイナンバーを提供する必要があり、このことについて、企業内に置いての権利や義務関係を就業規則に明記しておく必要がでてきます。

新入社員などは入社したと同時にマイナンバーの提供を受けるのがいいでしょう。

就業規則においての採用決定者の提出書類として、前職の雇用保険被保険者証や源泉徴収票、年金手帳などといったものが記載されているケースもあるでしょうが、マイナンバーの提供に関するものも、そこに追記する必要が出てくるのではないでしょうか。

さらに、総務の担当者などといった企業内でマイナンバー制度を扱う人に対しては、その業務や取扱いについて規定に明記する必要が出てくるでしょうし、担当者がマイナンバーを万が一不適切に取り扱ってしまった場合の処分などについても定めておく必要があるでしょう。

つまり、この制度のスタートに伴って、企業側は就業規則の改定をする必要があるということです。

また、政府が示しているこの制度のガイドラインによりますと、従業員100人を超える大企業には、マイナンバー基本方針やマイナンバー取扱規程などの作成が求められています。
なので、これらの就業規則などの規程を新しく定める必要がでてくるでしょう。

規程類の改定や、制定などといったものは一朝一夕にできるものではないので、この制度の運用スタート時期から逆算しますと、企業はすでに規程の準備などに取り組まなければ間に合わなくなってしまうでしょう。

この番号は一生使うものなので、もしこの番号が漏えいしてしまって不正に使われてしまうケースをのぞいて、番号は一生変更される事はありません。

ですので、この番号は一生大切に使う必要があります。取扱いには十分注意することが必要でしょう。